Die Funktion "Hochstufen" in VIA ermöglicht es Ihnen, Schülerinnen in das nächste Schuljahr zu versetzen oder sie an eine neue Schule zu überführen. Dieser Prozess ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Schülerinnen rechtzeitig und korrekt für die Beförderung eingestuft werden. Die folgende Anleitung führt Sie durch die Schritte, um Schüler*innen hochzustufen:

Zugriff auf die Funktion

• Navigieren Sie über die Stammdaten zum Menüpunkt Schulen hochstufen.

• Zudem können Sie die Funktion auch über die Schulen erreichen, wie folgend dargestellt:

  

  • Klicken Sie oben rechts auf "Weiteres" und dann auf "Schule hochstufen".

    

Filtern der Schülerdaten

• Es öffnet sich ein neuer Tab.
• Wählen Sie zunächst die Schule aus, die hochgestuft werden soll.
• Dann öffnet sich der Bereich Suchen & Filtern.

• Nutzen Sie die verfügbaren Filteroptionen, um die gewünschten Schülerdaten zu spezifizieren:
  • Beförderungsart (z. B. freigestellter Schülerverkehr, öffentlicher Personennahverkehr)
  • Antrag gültig am (Datum, zu dem die Anträge der Schüler*innen gültig sein müssen, z.B. heute oder auch häufig letzter Schultag des alten Schuljahres)
  • Neuer Zeitraum (Zeitraum für den neuen Antrag)
  • Klasse (aktuelle Klasse der Schüler*innen)
  • Status des Antrags (genehmigt, bearbeitet, usw.)
  • Attribute: Es können Attribute gewählt werden, die an Schüler*innen/Anträgen hinterlegt sind. Es können aber auch Attribute gewählt werden, die dann ausgeschlossen werden von der Suche.
    • Schüler-Attribute (z.B. Abholung zu Hause)
    • Antrags-Attribute
• Nach Eingabe der Filterkriterien klicken Sie auf "Suchen", um eine Übersicht der passenden Schüler*innen zu erhalten.

Grundlegende Änderungen für alle ausgewählten Schüler*innen

• Im Abschnitt "Grundlegende Änderungen" rechts oben können Sie allgemeine Parameter festlegen, die für alle ausgewählten Schüler*innen gelten sollen. Sie können hier keine, manche oder alle Parameter füllen.

• Legen Sie fest:
  • Neue Schule (falls erforderlich)
    • Beachten Sie, dass bei Festlegung einer neuen Schule die hochgestuften Anträge keine neuen Fahrtanforderungen angelegt werden.
  • Neue Klasse (die Klasse, in die die Schüler*innen hochgestuft werden sollen)
  • Neuer Status (z. B. nicht bearbeitet, genehmigt, o.ä.)
• Entscheiden Sie, ob im neuen Antrag direkt eine Fahrtanforderung und ggf. ein Ticket erzeugt werden sollen.

Schüler*innen auswählen, bei denen die Änderungen angewandt werden sollen

• Sie können oberhalb der Liste alle, keine oder passende Schüler*innen auswählen.

  

• Alternativ können Sie auch manuell die Schüler*innen auswählen, indem Sie die Kästchen ganz links anklicken.

ODER