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Die Historie-Funktion in der Schülerbeförderungssoftware VIA ermöglicht es, Änderungen an verschiedenen Datensätzen nachzuverfolgen. Diese Dokumentation beschreibt, wie Sie die Historie-Funktion aktivieren und nutzen können.

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Aktivierung der Historie-Funktion

Die Historie-Funktion muss zunächst in den Systemeinstellungen der Software aktiviert werden. Folgen Sie diesen Schritten, um die Historie zu aktivieren:

1. Öffnen Sie über Daten & Optionen die Systemeinstellungen.

2. Navigieren Sie zum Abschnitt System-Verhalten.

3. Aktivieren Sie die gewünschte(n) Option(en) unter Historie schreiben.

   

Optionale Nutzerprotokollierung

Innerhalb der Historie-Einstellungen gibt es die Möglichkeit, die Aktivitäten von Nutzern zu loggen. Bevor Sie diese Option aktivieren, ist eine Absprache mit dem Personalrat erforderlich:

• Bedenken: Das Loggen von Nutzeraktivitäten könnte zur Erstellung von Arbeitsprofilen genutzt werden, was arbeitsrechtliche Implikationen haben kann.
• Vorgehen: Besprechen Sie die Aktivierung dieser Funktion mit dem Personalrat, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Aspekte berücksichtigt werden.

Beispiel

Jeder Eintrag wird nach dem Datum und der Uhrzeit der Änderung erfasst und gruppiert. Nehmen Sie gleichzeitig mehrere Änderungen vor, so erscheinen diese gesammelt untereinander. Entweder sehen Sie nur die zeitliche Einordnung (Beispiel A). Oder wenn Sie die Option Nutzerin mit loggen* im System-Verhalten aktiviert haben, sehen Sie außerdem, durch welchen Nutzerin die Änderung getätigt wurde (Beispiel B).

Die Historie gibt Ihnen jeweils verschiedene Informationen über Änderungen aus:

1. Feld = Änderung an folgenden Daten
2. alter Wert = Bezeichnung vor der Änderung
3. neuer Wert = Bezeichnung nach der Änderung

In Beispiel B war das E-Mail Feld am Schüler in den Stammdaten erst nicht befüllt, weshalb das Feld bei altem Wert (2) frei ist. In Beispiel A wurde die E-Mail geändert, weshalb der alte sowie der neue Wert angezeigt wird.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, spezifisch nach Änderungen zu suchen (4).