<aside> ℹ️ Erziehungsberechtigte sind in VIA fest mit Schüler*innen verknüpft und können direkt in den Stammdaten gepflegt werden. Bei Nutzung von myVIA werden sie automatisch aus dem Portal übernommen.

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Wo finde ich Erziehungsberechtigte?

Erziehungsberechtigte sind in den Stammdaten eines Schülers / einer Schülerin hinterlegt. Du findest sie in der Mittelsektion unter der Überschrift Weitere Daten > Erziehungsberechtigte.

Geteilte Erziehungsberechtigte bei verknüpften Schüler*innen

Wenn mehrere Schülerinnen in VIA verknüpft sind, teilen sie sich denselben Datensatz für Erziehungsberechtigte. Das heißt: Eine Änderung an den Erziehungsberechtigten wirkt sich auf alle verknüpften Schülerinnen aus.

<aside> ⚠️ Achtung: Beim Zusammenführen von Schüler*innen immer prüfen, ob alle Erziehungsberechtigten-Einträge korrekt sind und die richtigen Personen zugeordnet wurden.

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Erziehungsberechtigte aus myVIA

Wird myVIA als Elternportal genutzt, werden Erziehungsberechtigte automatisch aus myVIA in VIA übernommen. Die Daten werden von den Erziehungsberechtigten selbst in myVIA gepflegt.

Inzwischen können Sachbearbeiter*innen Adressen von Erziehungsberechtigten aus myVIA auch direkt in VIA bearbeiten. Zuvor war dies nicht möglich, da diese Adressen für manuelle Korrekturen gesperrt waren.

• Adressen können direkt in VIA geändert werden.
• Im Änderungsassistenten (z. B. bei einem Umzug) kann die neue Adresse per Checkbox auch auf die Erziehungsberechtigten übernommen werden — sofern die bisherige Adresse übereinstimmt.
• Beim Zusammenführen von Duplikaten können Adressen der Erziehungsberechtigten in der Übersicht direkt angepasst werden oder auch überflüssige Erziehungsberechtigte gelöscht werden.
• Pflichtfelder bei der Bearbeitung von Erziehungsberechtigten (bei Nutzung von myVIA): Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift und E-Mail.

Wird eine Adresse in VIA geändert, erhalten Nutzer*innen von myVIA einen entsprechenden Hinweis am betroffenen Erziehungsberechtigten-Eintrag.

Erziehungsberechtigte manuell hinzufügen (myVIA-Schüler*innen)

Standardmäßig können bei Schüler*innen mit myVIA-Konto keine Erziehungsberechtigten manuell in VIA hinzugefügt werden — da die Datenpflege grundsätzlich über myVIA erfolgen soll.

Auf Wunsch kann diese Einschränkung jedoch über eine Systemeinstellung aufgehoben werden: